Zmiany w sposobie prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Od dnia 01 stycznia 2019 r. pracodawca może wybrać, w jakiej formie chce prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą. Dopuszcza się dwie możliwości: formę papierową lub formę elektroniczną. Ustawodawca upoważnił pracodawcę do podjęcia decyzji w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Jednocześnie pracodawca ma obowiązek powiadomić pracownika o zmianie sposobu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Skrócony do 10 lat został także okres przechowywania akt osobowych. Według nowego brzmienia artykułu zdefiniowane jest to następująco: "przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosuknek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej".

Na wniosek obecnego lub byłego pracownika pracodawca będzie miał obowiązek wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej. Wniosek można złożyć zarówno w formie elektronicznej jak i formie pisemnej. W przypadku śmierci pracownika jedna z osób, o których mowa w art. 94 par. 3 k.p. także ma prawo wystąpienia z wnioskiem.

Należy pamiętać, że dla wszystkich osób zatrudnionych przed 01.01.1999 r. pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat.