Posiedzenia i zgromadzenia organów spółek na odległość

Panująca epidemia COVID-19  znacząco wpłynęła na sposób w jaki pracujemy. Wiele firm zdecydowało się na pracę zdalną i obecnie komunikacja pomiędzy ich pracownikami odbywa się za pomocą szeroko rozumianych środków porozumiewania się na odległość. Pozostaje jednak pytanie, co w sytuacji gdy zachodzi konieczność odbycia posiedzenia zarządu, rady nadzorczej, czy zgromadzenia wspólników? Zgodnie z obecnymi regulacjami można:

W Spółce z o. o.

• brać udział w posiedzeniu zarządu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość oraz podejmować uchwały w tym trybie lub w trybie pisemnym,
• brać udział w posiedzeniu rady nadzorczej przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość oraz podejmować uchwały w tym trybie lub w trybie pisemnym,
• brać udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej .

W spółce akcyjnej

• brać udział w posiedzeniu zarządu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość oraz podejmować uchwały w tym trybie lub w trybie pisemnym,
• brać udział w posiedzeniu rady nadzorczej przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość oraz podejmować uchwały w tym trybie lub w trybie pisemnym,
• brać udział w walnym zgromadzeniu akcjonariuszy przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Należy pamiętać o konieczności sporządzenia odpowiednich regulaminów.

Odpowiednie regulacje zostały wprowadzone ustawą z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2020 r., poz. 568).

Zgodnie z nimi, w posiedzeniu zarządu Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, a zarząd może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Należy również wskazać, że członkowie zarządu mogą brać udział w podejmowaniu uchwał zarządu, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu. Jednakże powyższe możliwości mogą zostać wyłączone w umowie spółki.

Warto również zwrócić uwagę, że w posiedzeniu rady nadzorczej można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że taka możliwość została wyłączona w umowie spółki.

Dotychczas członkowie rady nadzorczej mogli brać udział w podejmowaniu uchwał rady nadzorczej, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej, tylko jeśli przewidywała to umowa spółki. Również tylko w przypadku, gdy stanowiła tak umowa spółki, było dopuszczalne podejmowanie uchwał przez radę nadzorczą w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

We wspomnianej wyżej ustawie z dnia 31 marca 2020 r. zostały wprowadzone znaczące ułatwienia, które umożliwiają dokonywanie określonych czynności za pomocą środków porozumiewania się na odległość bez konieczności uprzedniej zmiany umowy spółki.

Zgodnie z najnowszymi regulacjami członkowie rady nadzorczej mogą brać udział w podejmowaniu uchwał rady nadzorczej, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej, chyba że umowa spółki tego zabrania. Oddanie głosu na piśmie nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej.

Ponadto rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, jeśli nie zabrania tego umowa spółki. Należy również podkreślić, iż uchwała jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały.

Istnieje możliwość wprowadzenia w umowie spółki surowszych wymagań dotyczących podejmowania uchwał w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Na uwagę zasługuje również fakt, iż zostały zniesione ograniczenia dotyczące wyboru przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszenia w czynnościach tych osób, które dotychczas występowały w przypadku oddawania głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej, podejmowania uchwał w trybie pisemnym lub przy wykorzystywaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Nowe regulacje zostały również wprowadzone w kwestii zgromadzenia wspólników. Dotychczas udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, był możliwy jedynie, kiedy takie rozwiązanie zostało przewidziane w umowie spółki. Aktualne przepisy stanowią natomiast, że udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jeżeli nie jest to zabronione w umowie spółki. Warto podkreślić, iż udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej obejmuje wykonywanie prawa głosu.

Rada nadzorcza, a w przypadku jej braku, wspólnicy są zobowiązani do określenia w formie regulaminu szczegółowych zasad udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin taki nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.

Z nowych regulacji wynika, że w przypadku, gdy udział w zgromadzeniu wspólników następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w zawiadomieniu   o zgromadzeniu należy dodatkowo zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał.

Należy jednak zwrócić uwagę na brzmienie art. 234¹ § 1 Kodeksu spółek handlowych, który wskazuje, iż o udziale w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, postanawia zwołujący zgromadzenie. W konsekwencji powyższego należy zauważyć, iż w powyższy sposób mogą być przeprowadzone wyłącznie zgromadzenia zwoływane w sposób formalny. Tryb udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej jest wyłączony w przypadku odbywania zgromadzeń na podstawie art. 240 Kodeksu spółek handlowych.

Zmiany nie ominęły również spółek akcyjnych. Zgodnie z najnowszymi regulacjami:

• w posiedzeniu zarządu można uczestniczyć również przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość,
• zarząd może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość,
• członkowie zarządu mogą brać udział w podejmowaniu uchwał zarządu, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu.

Powyższe możliwości mogą jednak zostać wyłączone w statucie spółki.

W kwestiach dotyczących rady nadzorczej spółki akcyjnej dokonano bardzo podobnych zmian jak w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Obecnie w posiedzeniu rady nadzorczej można uczestniczyć również przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, jeśli statut spółki tego nie zabrania.

Ponadto zgodnie z najnowszymi regulacjami członkowie rady nadzorczej mogą brać udział w podejmowaniu uchwał rady nadzorczej, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej. Rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Powyższe możliwości mogą zostać wyłączone w statucie spółki.

Zniesiono ograniczenia dotyczące wyborów przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób.

W walnym zgromadzeniu, zgodnie z najnowszymi przepisami, można wziąć również przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jeśli statut spółki tego nie zabrania. Rada nadzorcza musi określić w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w walnym zgromadzeniu przy wykorzystywaniu środków komunikacji elektronicznej. Spółka publiczna musi zapewnić transmisję obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym.

W tym miejscu należy zwrócić uwagę, że podobnie jak w przypadku Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, w przypadku Spółki akcyjnej, o udziale w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, postanawia zwołujący zgromadzenie. Należy więc zauważyć, że udział w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej jest możliwy w przypadku zgromadzeń zwoływanych w sposób formalny, a wyłączony w przypadku zgromadzeń odbywanych na podstawie art. 405 Kodeksu spółek handlowych.

Wprowadzone ostatnio zmiany przyniosły wiele ułatwień w funkcjonowaniu spółek prawa handlowego. W kontekście panującej epidemii zapewne okażą się one bardzo użyteczne. Należy jednak pamiętać o przygotowaniu odpowiednich regulaminów.