Praktyczne aspekty nałożenia kary porządkowej

Tytułem wstępu wskazuję, że pracownicy podlegają odpowiedzialności porządkowej m.in. za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy [vide art. 108 k.p.].

W przypadku niesubordynacji pracownika pracodawca może nałożyć karę porządkową upomnienia, nagany lub karę pieniężną (tylko za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy).

Możliwość nałożenia kary porządkowej została obwarowana bardzo krótkimi terminami przedawnienia  tj. upływ 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i upływ 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia [vide art. 109 § 1 k.p.].

Przepisy Kodeksu pracy nakładają na pracodawcę obowiązek wysłuchania pracownika. Jest to niezmiernie istotny etap wymierzenia kary porządkowej, na co wskazuje norma art. 109 § 2 k.p. „kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika”. Przy czym, jeżeli z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownik nie może być wysłuchany, bieg dwutygodniowego terminu przewidzianego w § 1 nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy.

Natomiast w przypadku, gdy pracownik został wysłuchany jeszcze w czasie, gdy był obecny w pracy to tym samym pracownik miał możliwość przedstawienia sytuacji ze swojej perspektywy i podjęcia się swojej obrony, zatem można nałożyć na niego karę porządkową. Dlatego też usprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy, nie stanowi przeszkody do nałożenia kary porządkowej na pracownika, o ile został wysłuchany przed jej nałożeniem.

Procedurę nałożenia kary porządkowej, możemy podzielić na dwa etapy:

• Etap pierwszy zastosowanie kary, które następuje w chwili podpisania pisma o ukaraniu, ponieważ wtedy wewnętrzna wola przełożonego otrzymuje swój zewnętrzny, formalny wyraz.
• Etap drugi wystąpienie skutków, które z punktu widzenia pracownika materializuje się z chwilą zawiadomienia go na piśmie o zastosowanej karze.

Zgodnie z dyspozycją art. 110 k.p. o zastosowanej karze pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie, wskazując rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych i datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia oraz informując go o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Odpis zawiadomienia składa się do akt osobowych pracownika.

Pismo o ukaraniu na ogół wręcza się w miejscu pracy, a jedynie wyjątkowo (z uwagi na niebezpieczeństwo upływu terminów) – wysyła pocztą. Za niezgodne z komentowanym, przepisem należy uznać przesłanie pisma drogą elektroniczną lub faksem. W tym trybie można jedynie uprzedzić pracownika o zamiarze ukarania lub potwierdzić wymierzenie kary, jednak samo zastosowanie sankcji wymaga tzw. zwykłej formy pisemnej [A. Sobczyk, Komentarz do art. 110 Kodeksu pracy, Legalis 2018].

Pismo o ukaraniu powinno zawierać datę i miejsce jego sporządzenia, wskazywać sankcję i przyczyny jej zastosowania przez opis zdarzenia z podaniem jego daty, a także podpis osoby uprawnionej do wymierzenia kary (może nią być pracodawca lub osoba wyznaczona zgodnie z art. 3¹ KP). Ponadto pismo musi zawierać informację o prawie wniesienia sprzeciwu. Pracodawca nie ma obowiązku informowania pracownika o prawie odwołania do sądu pracy. W przypadku stosowania kary porządkowej należy pamiętać o prawie pracownika do obrony. Oznacza to, że uzasadnienie zastosowanej kary powinno być jasne i zrozumiałe dla pracownika, a przyczyna wskazana konkretnie, a nie ogólnie (niewłaściwe jest np. podanie jako przyczyny ogólnej przesłanki naruszenia obowiązków pracowniczych)[ibidem].

Zawiadomienie o ukaraniu należy sporządzić w dwóch egzemplarzach, gdyż jeden z nich musi otrzymać pracownik, a drugi (odpis) z podpisem pracownika powinien być przechowywany w części B akt osobowych pracownika.

Pracownikowi przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu jeżeli zastosowanie kary nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, w takim przypadku pracownik może w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu wnieść sprzeciw [vide art. 112 k.p.]. Przy czym termin do wniesienia sprzeciwu, będzie biegł dopiero od momentu doręczenia pisma informującego o nałożeniu kary porządkowej.

W przypadku wysłania zawiadomienia o nałożeniu kary (np. gdy pracownik jest chory lub zaszła inna usprawiedliwiona nieobecność w pracy) istotnym jest skuteczne doręczenie takiej przesyłki. Częstym unikiem pracowników w takiej sytuacji jest umyślne nie odbieranie korespondencji pocztowej. Jednak odmowa przyjęcia pisma, o którym pracownik wie, że zawiera informację o ukaraniu, jest równoznaczna z zawiadomieniem o zastosowaniu kary porządkowej w rozumieniu art. 110 i 112 k.p. [wyrok SN z dnia 29 czerwca 2000 r., I PKN 716/99, OSNAPiUS 2002, nr 1, poz. 10].

Na mocy dyspozycji art. 112 § 1 in fine k.p. wskazać należy, że o uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia jest równoznaczne z uwzględnieniem sprzeciwu. W § 2 tego artykułu pracownik, który wniósł sprzeciw, może w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia o odrzuceniu tego sprzeciwu wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary.

Po uwzględnieniu sprzeciwu pracownika przez pracodawcę lub sąd należy usunąć również wezwanie do złożenia wyjaśnień, bowiem zgodnie z dyspozycją art. 113 k.p. po uznaniu kary za niebyłą z akt osobowych usuwa się odpis zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową.

Należy jednak zwrócić uwagę na cel tej regulacji, którym jest uznanie kary za niebyłą, czyli doprowadzenie do takiej sytuacji, w której w aktach osobowych pracownika nie będzie już informacji o tym, że został on ukarany karą porządkową. Spełnienie tego celu wymaga usunięcia z akt osobowych wszystkich dokumentów związanych z wymierzeniem kary porządkowej.

Usunięcie tylko samego odpisu zawiadomienia o ukaraniu, a pozostawienie notatki służbowej na okoliczność wysłuchania pracownika przed wymierzeniem kary, skutkowałoby tym, że nie doszłoby do usunięcia informacji o wymierzeniu pracownikowi kary. Nie zostałby więc przywrócony stan sprzed wymierzenia kary.